Comment intégrer une AMOA fonctionnelle en cours de projet BI / EPM ?
Intégrer une AMOA ou Assistance à la maîtrise d’ouvrage fonctionnelle peut s’avérer vital pour un projet BI / EPM, notamment lorsqu’apparaissent certains obstacles. Votre projet de reporting ou d’élaboration budgétaire prend du retard ? Vous rencontrez des difficultés à déployer un outil BI / EPM en adéquation avec vos besoins ? Et saviez-vous qu’en moyenne, 30% des utilisateurs sous-utilisent, voire n’utilisent pas l’outil déployé ? Intégrer une AMOA, certes… encore faut-il que celle-ci soit efficiente et adaptée à votre projet…
Projet BI / EPM en difficulté et AMOA fonctionnelle
L’intérêt d’une AMOA fonctionnelle pour optimiser la gestion d’un projet business intelligence (BI) ou enterprise performance management (EPM) ne fait aucun doute. Mais en tant que MOA (maître d’ouvrage), comment et à quelle étape intégrer une maîtrise d’œuvre fonctionnelle sur un projet en difficulté ?
Maître d’ouvrage (ou client) en responsabilité sur une fonction finance, vous avez lancé un projer BI / EPM afin d’optimiser vos processus de :
- reporting financier
- pilotage de la performance
- pilotage des coûts de personnel et des effectifs
- élaboration budgétaire
Usuellement, un projet de cette nature est mené conjointement avec l’intégrateur (MOE ou maître d’œuvre) de l’outil sélectionné par vos soins, ainsi qu’avec une équipe projet interne composée de contrôleurs de gestion et de représentants des fonctions opérationnelles concernées.
Mais votre projet rencontre des difficultés : retards, inadéquation de l’outil, sous-exploitation de ce dernier… Y intégrer une AMOA fonctionnelle, et ce quelle que soit l’étape du projet, permettra de le remettre sur les rails :
- respect du planning
- atteinte des objectifs fonctionnels
- utilisation optimale du système
Intégrer une AMOA fonctionnelle adaptée à votre projet
Intégrer une assistance à la maîtrise d’ouvrage fonctionnelle a pour objet d’optimiser la gestion de votre projet BI / EPM et de limiter les coûts additionnels. Outre s’assurer de son aboutissement, l’enjeu est de garantir et maximiser l’utilisation de l’outil final par l’ensemble des utilisateurs.
Plusieurs préconisations vont donc présider l’intégration de l’AMOA.
1. Phaser les développements par fonctionnalité clef
Exemple 1 – dans le cadre d’un reporting mensuel : établir en premier lieu un P&L (pertes et profits) avec saisie d’éliminations des intercos (comptes réciproques), puis un formulaire des inter-compagnies permettant l’automatisation de ces éliminations.
Exemple 2 – dans le cadre de l’élaboration budgétaire : établir tout d’abord des templates de saisie pour l’ensemble des comptes budgétaires ; puis, sur la partie CA, des modules par typologie de revenus, correspondant à la manière dont le service commercial crée le budget (volume par client, volume par segment…).
2. Suivre le planning avec l’intégrateur et l’équipe projet
Un suivi rigoureux du planning, conjointement avec le MOE / intégrateur et l’équipe projet interne, permet d’anticiper les difficultés, de mieux coordonner les différents pôles et, le cas échéant, de soumettre rapidement les arbitrages.
3. Suppléer vos collaborateurs sur certaines tâches
Suppléer vos collaborateurs, voire se subsister à eux, sur certaines tâches nécessaires à l’avancée du projet (préparation des référentiels, préparation des mappings, anticipation des phases de test, etc.) permet un gain de temps ainsi qu’une meilleure coordination.
4. Préparer le déploiement auprès des utilisateurs
La préparation du déploiement de l’outil, hors équipe projet bien évidemment, permet de maximiser son utilisation et favoriser son exploitation par les utilisateurs.
5. Prévoir une administration fonctionnelle cohérente
L’administration fonctionnelle doit être parfaitement cohérente et adaptée à votre propre organisation. Elle doit en outre favoriser l’autonomie sur un outil évolutif en fonction de vos besoins.
Notre expertise en tant que consultant MOA permettra à EPO Conseils d’élaborer une AMOA fonctionnelle adaptée à vos projets BI / EPM, d’en assurer l’aboutissement selon le planning et le cadrage initial et de garantir l’utilisation optimale de l’outil intégré.