Budget annuel : réaliser un retour d’expérience
Le budget annuel est un processus qui implique l’ensemble de l’entreprise. Le processus peut être lourd à gérer, parfois fastidieux. Le Contrôle de Gestion en est le chef d’orchestre incontournable et nécessaire.
A l’issue de la campagne budgétaire, la réalisation d’un REX
L’exercice budgétaire annuel est une phase centrale pour de nombreuses sociétés. Parfois remis en question, il demeure cependant, un passage obligé, structurant. Il permet de fixer, dans la plupart des sociétés, un cap.
Cet exercice annuel est rarement top down ou bottom up. La plupart des organisations mêlent les deux concepts :
- cadrage réalisé centralement et hypothèses top fournies
- construction budgétaire réalisée , par activité, par structure locale
Les allers-retours local / central permettent d’aboutir au budget , présenté au Conseil d’Administration, à la direction générale (selon les organisations). Cette présentation donne lieu, le cas échéant à d’autres ajustements (un objectif révisé d’Ebitda) qui doivent être redescendus en objectifs locaux.
Cette mécanique requière l’implication de nombreuses fonctions dans l’entreprise :
- Finance centrale : cadrage, objectifs top
- Support : permettant de fournir des indications de projection (évolution des prix de l’énergie, évolution des charges sociales, calcul d’amortissement, variation des coûts de la flotte automobile……)
- Opérationnels : qui sont au centre du processus afin de construire le budget en mettant en corrélation les ressources et les objectifs commerciaux
- Financiers « locaux » : responsables de la cohérence du budget sur leur périmètre. Ils sont la charnière entre le Central et Opérationnels.
- DSI : les product owers des systèmes (métier ou support).
Effectuer un RETEX, rentrer dans le processus d’amélioration continue
Cette phase, réalisée rapidement à l’issue de la campagne budgétaire ouvre la perspective d’optimiser les processus :
- gain de temps
- fiabilisation des données
- amélioration de la qualité d’analyse
- meilleure collaboration entre les acteurs du budget
C’est donc finalement produire une projection qui a du sens pour l’entreprise, reflétant les actions mises en œuvre pour atteindre les objectifs fixés.
Chaque fonction, chaque collaborateur, selon son niveau d’implication au sein de ce process détient des pistes d’amélioration. Chacun les a bien en tête au moment où il effectue sa part du processus.
La réalisation du retour d’expérience s’effectue en 5 étapes. Le REX est présenté lors d’un kick off à l’ensemble des parties prenantes : mode opératoire (questionnaires, ateliers) et le timing (suffisamment court pour déployer les quick wins et mettre en place le process cible lors du forecast et de la campagne budgétaire suivante)
1. Identifier les phases
Chaque phase du processus budgétaire est clairement identifiée. Elles peuvent être séquentielles ou concomitantes : chacune d’entre elle implique
- des contributeurs spécifiques
- des données particulières
- une communication dédiée
- un impact dédié dans les outils ou systèmes : fichiers, EPM
Cette cartographie permet de déterminer la manière dont va être géré le retour d’expérience : par phase ou sur l’ensemble des phases, par contributeur ou réseau de contributeurs.
2. Préparer le retour d’expérience
En fonction des phases déterminées, on peut réaliser un ou plusieurs questionnaires à soumettre aux contributeurs. Ces questionnaires reprennent les phases et interrogent sur
- la qualité des données
- le planning
- la communication
Chaque contributeur apporte sa vision. Ces questionnaires permettent d’établir la base du ou des ateliers qui seront menés.
3. Réaliser les ateliers
Ces ateliers réunissent les représentants des différentes fonctions pour favoriser l’échange et amener les solutions d’amélioration.
La campagne budgétaire est certes un processus séquentiel, mais l’un des écueil principal est lié au travail en silo des différents acteurs. Le RETEX va permettre de décloisonner le process. Le sujet de chaque atelier a été clairement déterminé suite aux questionnaires. En introduction de l’atelier, on présente le résultat du questionnaire. Cela permet de mettre en lumière les problématiques rencontrées et les propositions réalisées.
Au cours de l’atelier, les arbitrages seront effectués et les plans d’actions déterminés.
4. Restituer et valider les actions
A l’issue des ateliers, il est possible de formaliser le process cible, par phase et contributeur. Cette restitution induit également la road map de mise en œuvre des actions menées : quick wins, process, plan de communication et planning
5. Planifier les actions
Chaque action est planifiée précisément pour s’assurer que le process cible sera déployé lors de la campagne budgétaire suivante (voire mise en oeuvre dans le cadre du forecast le cas échéant).