Le Big Data est dans l’ère du temps (même au sein des campagnes électorales). Comment en effet exclure ces milliards de données produites chaque jour par les clients, les fournisseurs, les collaborateurs, les administrations, voire les politiques ? Comment ne pas considérer ces informations comme une richesse pour une entreprise dans la compréhension des mécanismes de création de la valeur ? Chacun s’interroge sur le meilleur moyen de bénéficier de cette manne d’information, éparpillée, en vue d’optimiser ses marges, de maximiser les résultats de son entreprise. 

L’exploitation de ces données donne lieu à des investissements importants dans les sociétés qui décident de mettre en œuvre des projets Big Data. 

Laurence Chrétien, dans un article clair et synthétique publié sur HBR France (29/07/2015) met en lumière les freins à une réelle profitabilité de l’utilisation du Big Data. Elle s’appuie sur une étude de Cap Gemini Consulting . 

L’utilisation du Big Data est un réel projet d’entreprise, et l’écueil principal résulte dans le fait de considérer ces projets comme des projets techniques, informatiques, sans prendre en compte les aspects organisationnels et en termes de culture d’entreprise. 

En effet, les problématiques informatiques sont importantes. Cependant l’utilisation de données n’a de sens que si le projet tient compte

- D’une définition claire des objectifs attendus

- De l’intégration du Big Data dans la stratégie de l’entreprise (et pas « de quelle manière structurer la stratégie autour du Big Data » : l’intelligence entrepreneuriale étant bien au cœur de la pérennité de l’entreprise)

- De l’organisation et structure de l’entreprise

- De la culture de l’entreprise

- Des modifications de processus et procédures induites (et qui font l’objet de projets dédiés) par la mise en œuvre des solutions Big Data.

Si la mise en œuvre de projets tend à s’accélérer, si l’utilisation de données, et de manière plus générale, les projets technologiques (digitalisation, numérique, dématérialisation) semblent le graal de la réussite des entreprises, les enjeux sont trop importants pour ignorer le pouvoir de la stratégie, de la communication, et de l’organisation. Dana Boyd (chercheuse et ethnographe américaine) appelle à la responsabilité des usages de ces masses de données dans la vie civile. Cela est vrai également dans le monde de l'entreprise où l'importance doit avant tout être portée sur l'utilisation, voire l'utilité des données extraites, et la manière dont le dirigeant, les opérationnels s'en servent au profit de l'entreprise.

Le Big Data est un outil au service de l’Entreprise.

Références :

Comment Faire du Big Data une réalité le 29/07/2015 Laurence Chrétien

How successful companies make Big Data operational Cap Gemini Consulting

L’inquiétant n’est pas le Big data, c’est qui l’utilise et comment Le Monde Blogs (Hubert Guillaud)

RF Comptable (19/05/2015) alerte les experts comptables sur la diminution de leur résultat.  Une étude de B-ready (Think Tank Les Moulins) de mars 2015 montre que depuis 2008, le résultat d’exploitation des cabinets diminue de 4,7%. Cela s’explique par une croissance très faible du CA annuel (de l’ordre de 1%), alors même que les charges externes augmentent (+6 points) sans être compensées par l’allègement de la masse salariale (impact notamment du CICE à compter de 2013). 

Pourtant, des leviers d’une croissance très significative existent pour les experts comptables qui sont les interlocuteurs privilégiés, voire uniques pour un grand nombre de dirigeants de TPE et PME. 

Je vous propose des pistes de réflexion pour apporter de la valeur ajoutée à son client, lui fournir une gamme de services, conseils, permettant de répondre à un ensemble étendu de problématiques. 

1/ S’appuyer sur les collaborateurs des cabinets : les faire monter en compétence

- Proposer à ses clients des missions ponctuelles à forte valeur ajoutée : 

o formalisation de business plan, de plans de financement, prévisionnels de trésorerie, 

o analyses pré-investissements : recommandations sur les meilleures solutions de financement notamment (achat, leasing / règlement sur fonds propres, emprunts…)

o analyse de l’activité en vue de dégager les grandes tendances et permettre au dirigeant de prendre des actions à courts termes

- Proposer à ses clients des missions récurrentes à forte valeur ajoutée : 

o élaboration et production régulière d’un tableau de bord opérationnel permettant au dirigeant selon son activité et sa structure, de mettre en place des plans d’actions et d’en mesurer l’efficacité

o tableau de flux de trésorerie

o budget annuel et suivi (mensuel / trimestriel) des écarts

2/ Développer des collaborations externes, des partenariats forts avec des professionnels dont les expertises répondent aux problématiques des dirigeants (management, stratégie, organisation, informatique, financement/placements, gestion des compétences, recrutement, marketing, communication….). 

Les domaines de compétences sont étendus. L’objectif est d’avoir la capacité, quelle que soit la question, le besoin de votre client, non pas de lui apporter une réponse, mais de lui offrir la meilleure recommandation (puisque c’est vôtre), à l’expert qui répondra à son besoin.  

Pour ce faire, il est bien entendu indispensable de développer sa sphère professionnelle, voire de formaliser des partenariats, mais aussi de former ses collaborateurs à ce fonctionnement. 

Vos collaborateurs deviendront alors l’interlocuteur de choix du dirigeant. Parce qu’ils peuvent répondre eux même à des besoins spécifiques (n°1) ou lui recommander de manière pertinente le conseil d’un partenaire (n°2), le dirigeant sera plus enclin à leur faire part de ses difficultés, questionnements. Créer cette confiance doit favoriser la détection de nouveaux besoins (pour lesquels vous disposez d’une réponse en interne ou en externe). 

Ces pistes de développement peuvent être menées sans croissance de la masse salariale, mais en optimisant vos process internes, en limitant l’intervention humaine dans les processus à faible valeur (dématérialisation) et en formant vos collaborateurs : 

- automatisation de la comptabilisation des factures fournisseurs, 

- intégrations par EDI

- mise ne place de plate-forme d’échange de documents avec vos clients

- utilisation massive des outils de déclarations dématérialisés 

- mise en place de plate-forme de stockage des documents (à disposition des clients, avec une indexation adaptée)

- externalisation du process de recouvrement

- etc…

Il s’agit de transformations qui peuvent être très progressives. Le fait de les initier, en travaillant parallèlement sur le contenu du travail de vos collaborateurs (et l’automatisation des fonctions qui peuvent l’être), sur leur formation et le développement de votre sphère professionnelle, permettra de générer une croissance organique de votre résultat. 

Références

« Quand le vent se lève, certains construisent des brise-vent, d’autres construisent des moulins » - Article paru sur RF Comptable le 19 Mai 2015 (http://rfcomptable.grouperf.com/depeches/), d’après une étude B-ready (Mars 2015). 

Think Tank Les Moulins - Enquête

"Les barbares sont à nos portes... la profession va-t-elle se faire ubériser ?".

Le projet de loi, dite « Macron » visant à libérer les activités contraintes, stimuler les innovations et l’investissement, développer l’emploi, fait … 516 pages (hors amendements).
Le gouvernement a introduit à ce projet de loi un amendement concernant la dématérialisation de la facturation fournisseurs. « Le Gouvernement est autorisé à prendre par ordonnance toute mesure relevant du domaine de la loi afin de permettre le développement de la facturation électronique dans les relations entre les entreprises en facilitant l’acceptation des factures transmises par voie électronique, de façon progressive pour tenir compte de la taille des entreprises concernées. »
Il s’appuie sur des études selon lesquelles les services comptables consacrent 30% de leur temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs. La dématérialisation pourrait diminuer le temps de traitement de 50 à 75% et constituer une économie de l’ordre de 30%. Par ailleurs, une ordonnance de juin 2014 impose, progressivement aux titulaires de marché publics de passer à la facturation électronique.
La loi Macron imposerait donc l’obligation à l’ensemble des entreprises, quelques soient leurs fournisseurs d’accepter de recevoir des factures électroniques selon le calendrier suivant, et donc d’avoir la capacité de les comptabiliser sous un format dématérialisé :

- Au 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises ;
- Au 1er janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire ;
- Au 1er janvier 2019 pour les petites et moyennes entreprises ;
- Au 1er janvier 2020 pour les microentreprises.

Il est important de noter qu’il ne s’agit que d’une obligation d’accepter la facturation électronique pour les clients. En dehors des marchés publics, rien n’impose donc aux entreprises (fournisseurs) d’émettre des factures électroniques.

Transformer une contrainte en opportunité
Qu’est-ce qu’une facture électronique
Choisir une solution technique en fonction de ses ambitions, et de son organisation
Evaluer le retour sur investissement (ROI) des projets

 

Transformer une contrainte en opportunité
Ce projet de loi permet à l’ensemble des sociétés de prévoir la dématérialisation de la facturation (à un horizon plus ou moins lointain).
Les investissements liés à la dématérialisation peuvent être relativement importants. Mais au-delà de l’investissement financier, il s’agit bien de revoir en profondeur l’organisation et les process de l’entreprise, et donc d’impacter sur la performance globale de celle-ci.
Si ce type de projet touche en premier lieu les départements :

- Comptables
- Administration des ventes
- Achats

Les opérationnels (et notamment approbateurs de paiement, ordonnateurs) sont également impactés, dans l’hypothèse où le process va au-delà de la « simple » comptabilisation d’une facture.
Aller au-delà des obligations légales permettra d’engager un processus d’amélioration de la productivité, de l’efficience et de la fidélisation des collaborateurs (parce que l’on enrichit leur travail), et ce dans les départements/services, de manière étendue.
Il s’agit donc de saisir l’opportunité de réviser, adapter les process suivants afin de supprimer une partie des tâches à plus faible valeur ajoutée dans l’entreprise :

- Emission de factures clients et comptabilisation de chiffre d’affaires
- Recouvrement des impayés
- Réception de factures fournisseurs et comptabilisation des charges
- Approbation des paiements, règlements de factures et gestion des litiges fournisseurs
- Gestion des documents
- Contrôle interne et audit externe (CAC)

 

L’application de cette loi peut être étendue, pour permettre aux entreprises de maximiser leurs performances, en favorisant les tâches rémunératrices, sources de marge, au détriment de traitements administratifs chronophages dont la valeur ajoutée est contestable.

 

Qu’est-ce qu’une facture électronique
Pour qu’une facture électronique soit acceptée d’un point de vue comptable et fiscal, elle doit répondre aux exigences d’authenticité et d’intégrité. Elle doit donc répondre aux critères suivants

- La facture ne doit pas être modifiable,
- La piste d’audit doit être fiable (facture, livraison de biens ou prestation de services)
- Le fichier de transmission doit être structuré (EDI, XML, progiciel de gestion intégré).

Quel que soit le format privilégié par l’entreprise, celle-ci doit s’assurer que la pièce comptable est conservée dans son format d’origine.

Choisir une solution technique en fonction de ses ambitions, et de son organisation
La solution technique doit répondre aux besoins de l’entreprise, et à son organisation. Il est notamment impératif de déterminer

- la manière dont le bon à payer va être demandé et émis : les donneurs d’ordre, ordonnanceurs sont ils sur sites, quels sont les contrôles effectués par les opérationnels
- la manière dont le service comptabilité est organisé ou doit s’organiser pour fonctionner : existence de pôle fournisseur dédié
- les systèmes d’information auxquels la comptabilité est interfacée : système d’achat, système logistique.

 

Par ailleurs, si la taille de l’entreprise est déterminante, sa capacité à imposer des formats d’envoi des factures à ses fournisseurs l’est davantage. La mise en œuvre d’un processus de saisie automatisée des factures (EDI notamment) va engendrer un changement d’organisation du service comptable essentiellement, et le gain de productivité sera réellement effectif si au moins 80% des charges rentrent dans ce process ; l’existence d’un process dégradé étant source d’improductivité.

 

Evaluer le retour sur investissement (ROI) des projets
Le calcul du ROI doit être réalisé avec précaution, en tenant compte du gain de valeur ajoutée des services concernés, au-delà des économies sur le compte de résultat :

- gain de productivité au département comptable
- gain de productivité des donneurs d’ordre dans la validation du « bon à payer »

 

Ces gains de productivité pourraient effectivement correspondre à des gains sur la masse salariale. Cependant, il est bien évident que

- les donneurs d’ordre ne sont pas dédiés à 100% sur la validation de facture
- les comptables vont pouvoir développer les éléments de contrôle interne, analyse des charges qui sont des tâches à plus forte valeur ajoutées, mais pas toujours maîtrisées dans le cadre de départements comptables focalisés sur la production pure.

 

Enfin la dématérialisation des factures, si elle entre dans un projet plus global lié aux engagements de l’entreprise va fortement impactée sur la sécurisation du processus d’achat et de paiement, la visibilité de l’information (factures facilement consultables par ceux qui en ont besoin), traçabilité de l’information (de la commande au « bon à payer »).

 

La formalisation des procédures est le dernier avantage, permettant de conserver dans l’entreprise un savoir-faire qui, s’il n’est pas rédigé, se délite, voire disparaît avec le départ des collaborateurs.

 

 

Références
L’avancée de la loi Macron sur le site du gouvernement :  http://www.gouvernement.fr/action/le-projet-de-loi-pour-la-croissance-l-activite-et-l-egalite-des-chances-economiques
Obligation d’acceptation des factures électroniques : http://www.economie.gouv.fr/secteur-public-facture-electronique-obligatoire-en-2017
Règles de dématérialisation : http://www.entreprises.gouv.fr/files/files/directions_services/secteurs-professionnels/economie-numerique/fiches-praTIC/fiche05.pdf

 

EPO Conseil : cabinet de conseil en optimisation des organisations, et gestion de projets informatiques orientés utilisateurs. www.epo-conseil.fr