Processus budgétaire – Quels outils pour élaborer son budget ?

Au cours du processus budgétaire, selon la taille de l’entreprise ou sa complexité, la mise en place d’un outil performant d’élaboration budgétaire est nécessaire afin de fournir aux opérationnels et à la Finance un outil d’analyse des leviers de performance et d’élaboration budgétaire par driver d’activité.

Processus budgétaire : comment choisir un outil performant ?

Une bonne sélection et une mise en place méticuleuse d’un outil performant est essentielle pour la bonne tenue du processus budgétaire. Il s’agit de choisir le système d’information qui permettra :

D’avoir une première phase bottom – up :

1. Initialisation du budget à partir de données de référence (réel N-1, atterrissage N…),
2. Partage des hypothèses de départ (drivers, pourcentage divers…) et calcul de leur impact sur les différents départements,
3. Intégration de nouveaux éléments (produits, départements, clients…)
4. Gestion des versions de budgets des départements et intégrités des données,
5. Consolidation des différents budgets, qui peuvent potentiellement se trouver sous différents formats.

Puis top – down :

1. Retour vers les départements avec de nouveaux objectifs ou hypothèses,
2. Incorporation des nouvelles hypothèses et calculs des impacts des modifications attendues,
3. Traçabilité des changements et comparaison des différents scénarios,
4. Remontée des nouvelles données et leur consolidation.

Pour enfin mensualiser le budget avec là encore la connaissance des opérationnels, voire l’utilisation d’outils spécifiques (prédictifs par exemple).

Quels outils pour soutenir le processus budgétaire ?

Pour soutenir le processus budgétaire, il convient de mettre en place des systèmes de BI (Business Intelligence) et d’élaboration budgétaire. Au niveau le plus abouti, ce sont des EPM (Enterprise Performance Management).

De manière synthétique, ces systèmes permettent :

• De récupérer des données hétérogènes et de les homogénéiser: données d’activité, d’effectifs et de paie, comptabilité sociale, comptabilité analytique, écritures de consolidation
• De créer des formats de reporting et de descendre dans une granularité pertinente pour l’analyse : croisement finance / opérationnel
• De construire le budget: par levier de performance pour l’activité, à un niveau collaborateur / typologie de fonction pour la masse salariale…

Quel éditeur d’outils BI choisir ?

EPO Conseil accompagne ses clients dans le choix du meilleur couple « Outil / Intégrateur », en fonction de la société et du contexte du projet. Nous n’avons aucun partenariat privilégié. Cependant, nous disposons de contacts et avons mené des projets avec différents intégrateurs.

Le Gartner est une bonne source d’analyse pour rechercher solutions du marché. Le Magic Quadrant d’août 2019 cite Board International, CCH Tagetik, IBM, Workday (Adaptive Insights) notamment parmi 15 concurrents sur ce marché.

Quel est le lien entre outil et performance du processus budgétaire ?

Ces systèmes permettent de traiter des données hétérogènes pour les homogénéiser afin de réaliser une analyse pertinente. En termes de construction budgétaire, cela permet de disposer de l’information opérationnelle (activité / RH) à l’origine de la donnée budgétaire.

Ainsi, les opérationnels, sachant que leur CA de 1000 en 2018 résulte de :

• 500 sur le canal de distribution A : volume de 40 à un prix moyen de 12,5
• 400 sur le canal B : volume de 50 à un prix moyen de 8
• 100 sur le canal C : volume de 5 à un prix moyen de 20

Ils construisent alors leur budget en faisant varier les volumes, les prix moyens, voire identifier un nouveau canal de distribution. Le CA n’est donc plus un montant dans une case Excel, mais bien la résultante des leviers de performance, sous tendus par les plans d’actions.

De la même manière, la masse salariale n’est plus un montant brut, mais bien la conséquence des évolutions d’effectifs par typologie de fonction et selon la politique de rémunération.

Peut-on utiliser un tableur comme Excel pour élaborer son budget ?

La plupart du temps, les modèles budgétaires de nos clients permettent en effet aux opérationnels de réaliser le budget annuel en faisant varier les hypothèses d’activité. Cela engendre des fichiers très lourds, avec un risque d’erreur important et une ergonomie pour les opérationnels difficile.

De plus, les sociétés dans lesquelles le nombre de filiales, de business, d’inducteurs d’activités sont distincts, diversifiés peuvent difficilement être pris en compte. Par ailleurs, la constitution même de ces fichiers est particulièrement chronophage, surtout lorsqu’ils essaient d’intégrer les historiques d’activité par entité. Enfin, les fichiers d’élaboration budgétaire permettent de réaliser le budget total annuel, mais nécessitent une seconde phase pour la mensualisation.

En somme, un tableur comme Excel est utilisable pour élaborer son budget. Cependant dans le cas d’entreprise d’une certaine envergure, le risque d’erreur, l’ergonomie, la difficulté à rassembler l’information, le temps de création et la difficulté de la mensualisation rendent l’utilisation d’un système d’élaboration budgétaire presque indispensable.

Quelle est la problématique spécifique liée à la mensualisation ?

La mensualisation est particulièrement importante puisqu’elle détermine la manière dont l’activité va être suivie. Le fait d’affiner cette mensualisation budgétaire permet d’avoir une vision très rapide de la performance (ou contre-performance) de l’activité et d’identifier rapidement les éventuels dérapages de charges.

Pour ce faire, le budget doit être mensualisé intelligemment :

• Le revenu doit s’appuyer sur les moteurs de l’activité. Pour cela, les directeurs commerciaux, marketing ont une vision aigue des facteurs exogènes de l’activité : impacts jours, saisonnalité, évènements sportifs, évènements politiques…
• Un lien doit être réalisé entre l’engagement de certains coûts et la réalisation du CA: opérations marketing, agrandissement de points de ventes… L’élaboration budgétaire doit permettre d’établir un lien direct et transparent entre ces coûts et le CA associé, de même au moment de la mensualisation.
• Les charges de personnel répondent à cette même logique. Le timing du recrutement et des départs doit être pris en compte dans la mensualisation.

Toutes ces remarques ne sont que du bon sens. Pourtant, la manière dont les budgets sont réalisés et les outils utilisés limitent très fortement celui-ci. Par ailleurs, les outils prédictifs, permettent de réaliser une mensualisation fine, en tenant compte d’éléments que les opérationnels n’ont pas forcément anticipés.

Comment EPO Conseil gère les projets d’élaboration budgétaire ?

Les projets d’élaboration budgétaire contiennent plusieurs phases qui permettent une montée en puissance du business et de la Finance. La maturité des contributeurs augmentant, nous adaptons également l’outil.

Dans une première phase, il s’agit de fournir un outil d’élaboration budgétaire relativement similaire à ce que les opérationnels connaissent au travers des tableaux Excel utilisés. Nous leur donnons une visibilité sur leur historique et la possibilité d’utiliser plus facilement leurs données pour aboutir au budget. Cette phase est très importante pour mettre en lien le Business et la Finance.

Les phases suivantes permettront d’aller plus loin dans l’aide à la budgétisation. Les opérationnels pourront rentrer davantage de paramètres pour les aider dans la construction de leur budget : prise en compte plus fine de la survenance événements, budgets distincts sur les opérations de croissance externe ou grands projets.

Face aux nombreuses difficultés rencontrées et exprimées lors du processus budgétaire, aider la Finance à faire adhérer les opérationnels aux décisions du top management est primordial. L’élaboration d’un budget par une méthodologie fine, soutenue par des outils de Business Intelligence pensés pour l’utilisateur final est très souvent gage de réussite.

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