Reporting et Data

Comprendre les mécanismes du reporting à l’heure de la data

Article - Par Johanna -

Avant de digitaliser, numériser, uberiser, intéressons-nous à qui et à quoi sert le reporting. Existe-t-il un ou plusieurs types de reporting  ? Le reporting est-il réservé aux groupes du CAC40  ? Qui sont les destinataires de ces documents  ? 

 Les reportings actuels et leurs modes de production  

Daf-mag définit que « Le reporting est l’expression anglophone de la communication de données. Il consiste en effet en la présentation de rapports sur les activités et les résultats d’une entreprise ou de toute autre organisation. Le reporting est cependant destiné à des personnes physiques ou morales ayant un  intérêt à recevoir des informations sur la structure concernée.»  

Le reporting peut donc être une simple présentation des résultats financiers, reposant sur les éléments comptables de l’entreprise, destinés aux actionnaires. Il doit en premier lieu être un outil de pilotage en interne. C’est-à-dire pour le dirigeant et l’ensemble des collaborateurs à leurs niveaux de responsabilité. Le reporting se compose des éléments financiers mais également des éléments non financiers qui ont pour objectifs d’expliciter  :  

  • Les comptes de résultat comptable,  
  • Les comptes de résultat de gestion. (Présentation permettant de commencer l’analyse : par établissement, par typologie d’activité…). Il s’agit alors de présenter le résultat d’exploitation, afin de fournir au dirigeant une vision suffisamment synthétique de l’activité pour qu’il identifie :
    • Les points forts de l’organisation
    • Les zones de risque de son business.  
    • Les activités / mix clients / établissements sur lesquels la marge est élévée, et ceux sur lesquels la marge est faible, voire négative
  • Les indicateurs de performance et de qualité. Ils ont pour objectifs d’expliquer ses résultats :  
    • D’identifier des actions efficaces
    • De mesurer les actions mises en œuvre
    • D’identifier les leviers de performance.  

 Ces indicateurs sont essentiellement non comptables. Ils émanent des opérationnels : systèmes d’information de type « gestion commerciale », CRM, gestion des stocks, production, RH,… 

Reporting et Data

 Quelques exemples d’indicateurs :  

  • Revenu  : Nombre de clients, typologie de clients, montant moyen des ventes, niveau de remise, CA par typologie de produit/service, saisonnalité du CA. 
  • Marge  : Marge par typologie de client, par typologie de prestation. 
  • Charges de personnel  : Nombre d’Équivalents Temps Plein (ETP), nombre de collaborateurs, taux d’absentéisme, fréquence d’absentéisme, rémunération moyenne par typologie de fonction (productifs/administratifs), CA par ETP et par fonction. 
  • Autres charges : Part des charges fixes sur le CA.  

La liste des indicateurs est bien entendu non exhaustive. Ils doivent expliciter d’une part le résultat, et surtout permettre à son destinataire d’identifier les actions possibles en vue de modifier une situation.  

Exemples d’utilisations d’indicateurs 

Dans une activité de retail, vente de produits d’épicerie fine, le rapport d’activité permet d’établir que : 

  • Le CA global de l’ensemble des établissements progresse 
  • Le CA et la marge sur la chocolaterie diminue dans l’ensemble des points de vente. 
  • Le coût direct de la chocolaterie est d’ailleurs inférieure à 5%.   

En l’absence d’indicateurs non financiers, on pourrait conclure que la chocolaterie est une activité saisonnière peut rentable et donc envisager de supprimer l’activité purement et simplement serait une solution 

En revanche, des indicateurs ont été mis en place permettant de constater quhors période propice au chocolat (Noël, Pâques, fêtes des pères et des mères), c’est-à-dire aucune vente de chocolat n’est réalisée seule. Il est en effet un produit d’appel qui crée des ventes parrallèles. Celles-ci peuvent alors générer des marges élevées. Ainsi les indicateurs et le reporting démontrent l’utilité et le besoin de la chocolaterie au sein de l’épicerie. 

Comment mettre en place les indicateurs du reporting ? 

Lorsque le compte de résultat de gestion a été déterminé, les indicateurs sont mis en place. Ils permettent, aux collaborateurs (top management, middle management et collaborateurs) de mettre en œuvre les actions cohérentes à leur niveau. De plus, les indicateurs déterminés auront un niveau d’accès distinct selon leur fonction  :  

  • Le dirigeant suit la productivité moyenne de l’entreprise. 
  • Le responsable de la production, la productivité moyenne de ses équipes 
  • La fonction commerciale aura une vision par commercial : CA, tableau de bord commercial, taux de transformation. 
  • Le responsable de l’un des magasins suivra l’évolution de son activité par typologie de produits, niveau de remise accordé par vendeur, panier moyen par vendeur. 

Les indicateurs déterminés peuvent être différents. Dès lors où ils sont complémentaires, ils permettent d’expliciter, de prendre des mesures adaptées. La bonne question à se poser face au reporting est : Est-ce que le destinataire du reporting peut avoir une action correctrice, si le niveau de l’un ou plusieurs indicateurs est insatisfaisant ? 

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