Business Case : La Mise En Place D’un Système D’Information

Dématérialisation des factures fournisseurs : l’absence d’explication aux collaborateurs réduit le retour sur investissement de l’outil.

 

Un cabinet d’experts-comptables met en place un OCR (système de reconnaissance optique des caractères) couplé à un système de comptabilisation automatisé des factures. Ce système doit permettre au moment de son déploiement, de diminuer de 70% le volume d’écritures manuelles, puis, du fait d’un système « d’apprentissage » de limiter la saisie manuelle à 10% des factures. Le bénéfice attendu pour le cabinet est de positionner ses comptables sur des missions de conseil à plus forte valeur ajoutée. Cela permettra également de leur libérer du temps lié à la saisie.

Or, le projet est déployé sans impliquer les comptables concernés. L’outil finalisé leur est présenté lors d’une formation alors que celui-ci est déjà opérationnel. La formation est délivrée par un formateur de l’éditeur du logiciel, sans que le bénéfice attendu ne soit explicité par les experts-comptables.

3 mois après la mise en place du système, les experts-comptables constatent l’échec de la mise en place du SI. Moins de 20% des factures sont effectivement scannées. Les comptables justifient la non utilisation du système par :

  • L’absence de confiance concernant la fiabilité du système,
  • Le besoin de contrôler les factures papier avant de les enregistrer, leur permettant également d’avoir une bonne vision de l’activité de leur client
  • Le process fastidieux lié à la correction des erreurs de comptabilisation du logiciel

Ils expriment surtout, de manière indirecte, qu’ils n’ont aucune idée de ce qu’ils peuvent faire. Ils n’ont plus la tâche pour laquelle ils sont le plus compétents : la saisie comptable.

 

 

Gestion des baux immobiliers : l’implication de tous qui fait progresser l’usage de l’outil

 

Une société qui possède de nombreux points de vente en France souhaite pouvoir bénéficier d’un système de centralisation des baux commerciaux. La problématique est en premier lieu juridique. Il s’agit de centraliser les conditions de renouvellement des baux et de réévaluation des loyers.

La gestion de projet implique également la Direction Financière. Elle a des besoins afin d’assurer son provisionning mensuel et affiner le budget annuel. Dans le même temps, le département Maintenance a également des difficultés. Pour chaque magasin, déterminer son niveau de responsabilité en termes de travaux.  La gestion des sinistres est rapidement complexe du fait d’une dispersion de l’information.

Un outil avait initialement été identifié, répondant aux besoins du département Juridique. L’éditeur du progiciel est très intéressé par les développements du projet. Il accepte de s’engager dans la démarche afin de créer un outil répondant aux besoins divers. Pour cela, il s’appuie systématiquement sur la même source d’information que sont les baux immobiliers.

Sur ce projet, les processus des départements Juridiques et Maintenance sont fortement impactés. Chaque département, accompagné par la Gestion de projet, refond ses process pour bénéficier au maximum des améliorations qu’ils ont eux-mêmes portés auprès de l’éditeur du progiciel. Les gains de productivité sont importants, mais on constate également une amélioration significative dans la relation entre ces deux départements.

 

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