Étape Par Étape : Mettre En Place Son Système D’Information

 

Les différentes étapes du projet de système d’information doivent avoir systématiquement une visée. Ce sera le fil conducteur de l’intégralité de la gestion de projet, l’implication des utilisateurs finaux.

Quel que soit l’outil déployé ou sa puissance technologique, c’est son utilisation, son intégration dans les processus métiers qui déterminera le succès du projet.  Le système d’information doit donc répondre aux objectifs initialement fixés.

 

 

Les étapes d’une mise en place de système d’information réussie

 

Premièrement, il faut approfondir les besoins de l’entreprise et les motivations de l’ensemble des parties. Les bénéfices attendus seront ainsi plus facilement exprimés. Ce cadrage permet de définir précisément la gestion du projet de système d’information qui devrait, dans les grandes étapes, se dérouler comme suit :

  • Audit de l’existant: tâches, procédures, modes opératoires, type de personnel et compétences, outils dédiés
  • Formalisation du process macro et découpage par tâche de l’attendu, permettant d’identifier les grandes fonctionnalités de l’outil.
  • Identification de l’ensemble des utilisateurs et leur typologie d’implication dans le processus.
  • Découverte des besoins utilisateurs (par typologie d’utilisateur) donnant lieu à un cahier des charges fonctionnels.
  • Identification avec les parties prenantes techniques (informaticiens en interne, éditeurs de logiciel) et  des spécificités techniques (notamment, environnement, interfaces) nécessaires au respect du cahier des charges fonctionnel, donnant lieu au cahier des charges technique.
  • Choix de l’éditeur et du progiciel.
  • Sessions de travail sur l’outil (versions de test), dans un environnement proche de celui des utilisateurs finaux. Cela permettant d’appréhender l’outil, de déterminer le niveau de réponse par rapport à leurs besoins, d’imaginer les possibilités supplémentaires offertes par l’outil par rapport à leur mode opératoire actuel et de proposer des axes d’amélioration quant à l’utilisation.
  • Élaboration de recommandations quant aux changements d’organisation et de process
  • Formalisation des procédures
  • Tests et recettes
  • Reprise des données
  • Mise en production
  • Déploiement (incluant la formation)

Ainsi, l’implication des fonctions, collaborateurs concernés permet de s’assurer de l’utilisation optimale du système d’information et de l’adaptation des modes opératoires et process.

La mise en place d’un nouveau système d’information est un projet majeur qui induit que la gestion de projet implique l’ensemble des parties prenantes, en termes techniques et technologiques, mais également (et surtout), les opérationnels, utilisateurs des SI.

 

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