Ne pas oublier les utilisateurs lors d'un choix de système d'information.

Comment Choisir Son Système D’Information ?

 

Les besoins des utilisateurs déterminent le choix de la solution technique.

 

En effet, le choix technique (éditeur, progiciel….) n’est qu’une résultante des besoins des utilisateurs, combiné à la stratégie informatique. Ainsi, comme dans le cadre d’un recrutement, on peut choisir le meilleur du marché, s’il n’est pas adapté aux besoins, organisation, etc., les synergies ne se créeront pas.

L’utilisateur étant au centre du projet, et l’organisation déterminante, il ne peut s’agir de réaliser une analyse comparée des progiciels sans avoir préalablement analysé :

  • les besoins utilisateurs
  • le fonctionnement de l’organisation (actuel et cible)
  • les perspectives d’évolution (croissance, acquisition, diversifications) qui pourraient influencer à court ou moyen termes les processus de la société, ou des départements concernés.

La gestion de projet doit donc intégrer l’ensemble des utilisateurs dès l’origine, en amont du choix de l’outil. Celui-ci est pertinent au regard des besoins exprimés par les utilisateurs. Le projet doit en effet être tourné vers les objectifs exprimés par la Direction générale ou le responsable du ou des services concernés.

 

 

Le cahier des charges fonctionnel devra être à la base du choix du progiciel.

 

La matrice de comparaison des progiciels devra prendre en compte la réponse aux besoins fonctionnels des utilisateurs. C’est à dire l’analyse de l’existant et les besoins métiers.

Les utilisateurs, à différents niveaux dans l’organisation (comptables, opérationnels, …), peuvent être impliqués dès l’origine du processus. Il est alors préférable d’utiliser la méthode « Agile ». En effet, bénéficier de leur expertise, être au plus proche de leurs besoins, c’est s’assurer de la réussite du projet. Il est clair, dans cette optique, qu’un cahier des charges fonctionnel ne peut être figé dès l’origine du projet.

Les besoins des différents utilisateurs vont s’exprimer, être approfondis et répétés. Le choix de l’éditeur sera donc également fondé sur sa capacité à s’adapter à ce cahier des charges fonctionnels. L’implication dans l’équipe projet des différentes catégories d’utilisateurs finaux va permettre d’affiner leurs besoins et de se détacher de leur organisation actuelle. Nous pourrons donc d’imaginer, grâce au nouvel outil, des modes opératoires différents, plus efficients.

Pour rentrer dans ce processus de changement, les équipes techniques et notamment l’éditeur et l’infrastructure interne de l’entreprise, doivent donc être suffisamment souples pour permettre cette évolution. Cela peut aussi être l’occasion de réorganiser les process.

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